רוב בעלי העסקים שבונים על היומן שלהם בטוחים שהם מסתדרים מצוין. יש להם מחברת, יומן גוגל או וואטסאפ פעיל, והם בטוחים שזה מספיק. אבל האמת היא שמאחורי ה"מסתדרים" הזה מסתתר בזבוז זמן אדיר, עשרות הודעות שמתפספסות ותסכול של לקוחות שלא תמיד יש להם סבלנות לחכות למענה.

כשמדברים על מערכת ניהול תורים, עולים הרבה חששות ומיתוסים שגורמים לעסקים להישאר מאחור. הגיע הזמן לשים את הדברים על השולחן ולבדוק מה באמת קורה כשעוברים לאוטומציה.

המיתוס הראשון: לקוחות מעדיפים יחס אישי בטלפון

זו הטעות הכי נפוצה. אנחנו בטוחים שהלקוח רוצה לשמוע את הקול שלנו, אבל המציאות מראה אחרת. בעידן שבו אנחנו מזמינים אוכל, מונית וחופשות בלחיצת כפתור, לקוחות רוצים את אותה הנוחות גם בזימון התורים שלהם. הם רוצים לקבוע תור ב-23:00 בלילה מהמיטה, בלי להרגיש שהם מפריעים לכם ובלי לחכות לבוקר. מערכת ניהול תורים לא מחליפה את היחס האישי, היא פשוט מאפשרת לו לקרות בתוך הקליניקה במקום בניהול הטכני.

המיתוס השני: מערכת לניהול תורים היא הוצאה כבדה מדי

עסקים רבים רואים במערכת דיגיטלית סעיף של "הוצאה" במקום "השקעה". כדי להבין את העלות האמיתית, צריך לחשב כמה שווה שעת עבודה שלכם. אם אתם מבזבזים 3 שעות בשבוע על תיאומים, ביטולים ושינויים, אתם מפסידים כסף. מערכת חכמה עולה פחות מטיפול אחד או שניים שלכם בחודש, או מ2 ג'ינסים שתקנו בזארה, אבל היא מחזירה לכם שעות של שקט נפשי ופניות לעבוד (ולעשות שופינג בזמן הפנוי, בזארה)

המיתוס השלישי: אני אאבד שליטה על היומן שלי

הפחד שמישהו "ייכנס לי ליומן" ויקבע מה שהוא רוצה הוא טבעי, אבל במערכת כמו איזיביזי, השליטה נשארת 100% אצלכם. אתם מגדירים בדיוק מתי אפשר לקבוע, איזה תורים חשופים ללקוחות ואיזה לא, כמה זמן נמשך כל טיפול ואפילו כמה זמן הפסקה אתם צריכים בין לקוח ללקוח. המערכת לא מחליפה אתכם, היא פשוט אוכפת את הכללים שאתם קבעתם.

המיתוס הרביעי: זה מסובך מדי להטמעה בעסק

בעלי עסקים רבים מפחדים מה"טכנולוגיה". הם בטוחים שייקח להם שבועות ללמוד את המערכת. האמת היא שהמערכות המודרניות עוצבו כדי להיות ידידותיות בדיוק כמו אפליקציית וואטסאפ. ההגדרה הראשונית לוקחת דקות, והלקוחות שלכם אפילו לא צריכים להוריד אפליקציה, הם פשוט מקליקים על הלינק ובוחרים תור.

המיתוס החמישי: המערכת מתאימה רק לעסקים גדולים

להפך, דווקא עסקים קטנים ומטפלים עצמאיים זקוקים למערכת כזו יותר מכולם. בעסק גדול יש לעיתים קרובות מזכירה או מנהל משרד. בעסק של אדם אחד, אתם גם המטפלים, גם אנשי השיווק וגם המזכירות של עצמכם. מערכת ניהול תורים היא הדרך היחידה שלכם "לשכפל" את עצמכם ולתת שירות מקצועי בלי לקרוס תחת העומס.

המיתוס השישי: תזכורות אוטומטיות מציקות ללקוחות

בדיוק להפך. לקוחות מעריכים סדר ומקצועיות. הודעת תזכורת שמגיעה יום לפני התור נתפסת כשירות פרימיום. היא מונעת מהם את המבוכה כששוכחים מהתור, וחוסכת לכם את עוגמת הנפש של חדר טיפולים ריק. זהו כלי שבונה אמון ומראה שאתם מעריכים את הזמן של הלקוחות שלכם בדיוק כפי שאתם מעריכים את שלכם.

המיתוס השביעי: אי אפשר לנהל ככה עסק עם לקוחות מורכבים

יש עסקים שטוענים שהלקוחות שלהם "מורכבים" וחייבים לדבר איתם לפני שקובעים. גם לזה יש פתרון. מערכת ניהול תורים מאפשרת לכם להגדיר שכל תור שנקבע עובר לאישור שלכם, או לחלופין, לבקש מהלקוח למלא שאלון קצר בזמן הזימון. כך אתם מגיעים לשיחה כשאתם כבר יודעים הכל, והתיאום הופך ליעיל הרבה יותר.

השורה התחתונה לגבי הניהול הדיגיטלי שלכם

העולם מתקדם לאוטומציה לא בגלל שזה טרנדי, אלא בגלל שזה עובד. מעבר לשימוש ב-Easybizy כמערכת ניהול התורים שלכם הוא הצעד הראשון בדרך להפוך את העסק למקצועי, רווחי ומשוחרר יותר. כשהטכנולוגיה מטפלת בבירוקרטיה, לכם נשאר רק לעשות את מה שאתם אוהבים.

שאלות ותשובות שיעזרו לכם להחליט

האם מערכת ניהול תורים באמת מצמצמת ביטולים? בוודאי. הנתונים מראים ששימוש בתזכורות אוטומטיות בוואטסאפ מצמצם את כמות ההברזות בשיעור של עד 40%. כשהלקוח מקבל תזכורת מסודרת, רמת המחויבות שלו עולה, במיוחד אם הוא גם משלם מראש על התור! ככה אתם לא צריכים להתעסק גם בחיובים ותשלומים בסיום הטיפול, שזה בונוס נוסף!

מה קורה אם יש לי כמה סוגי טיפולים עם זמנים שונים? המערכת מאפשרת לכם להגדיר קטלוג שירותים מלא. כל שירות מקבל את משך הזמן שלו ואת המחיר שלו, כך שהיומן מסדר את עצמו בצורה מושלמת לפי סוג הטיפול שהלקוח בחר.

איך מתחילים לעבוד עם המערכת בלי לפגוע ברצף העבודה? היופי הוא שאפשר להתחיל בהדרגה. אתם יכולים להגדיר יחד עם אחד מהנציגים שלנו את אפשרות הזימון תורים בתוך כמה דקות ולהתחיל לשלוח את הלינק לזימון תורים שלכם רק ללקוחות חדשים או לפרסם אותו בסטורי, ולראות איך הקסם קורה.