ניהול מרפאה הוא תהליך שמורכב מהרבה יותר מרק פגישות וטיפול רפואי. מאחורי כל ביקור של מטופל עומד מערך שלם של ניירת, תיאומים, סיכומים, מעקבים ועוד אינספור פעולות קטנות שבסופו של דבר משפיעות על היכולת של הרופא להתמקד בעבודה המקצועית שלו. רבים מהרופאים יודעים לספר על ימים שלמים שנקברים מתחת לערימות מסמכים או שעות שמוקדשות בעיקר לאדמיניסטרציה במקום למטופלים. כאן בדיוק נוצר הפער שבו טכנולוגיה יכולה להיכנס ולשנות את הדרך שבה מרפאה מתנהלת.

Easybizy נבנתה מתוך ההבנה שזמן רפואי הוא המשאב היקר ביותר ואם אפשר לחסוך אפילו חלק מהזמן הזה, הרופא מרוויח שעות עבודה אמיתיות והמטופלים מקבלים טיפול רגוע ומדויק יותר. בשנים האחרונות נוצר שינוי משמעותי בהבנה של רופאים ומנהלי מרפאות לגבי ניהול דיגיטלי כאשר מה שפעם היה נתפס כמשהו מיותר או טכני מדי הפך לכלי שמאפשר לייעל כל שלב בקבלת השירות. במקום מגירות עמוסות, חוזרים פתאום לנשום! במקום מסמכים שנעלמים, מקבלים סדר שנשמר לתמיד. ובעיקר, במקום להרגיש שהמרפאה רודפת אחרי עצמה, נוצר קצב אחיד וברור.

כשרופא שואל איך מנהלים תיקי מטופלים דיגיטלית הוא בעצם שואל איך אפשר לארגן מחדש את כל תקשורת המטופל לרצף אחד מסודר. ניהול דיגיטלי מאפשר להניח בצד את הקלסרים הישנים וליצור מערכת שבה כל מסמך שמופק נכנס אוטומטית לתיק המטופל. הרשומות נמצאות במקום אחד, מאובטחות, נגישות רק למי שמורשה לכך ונשמרות לאורך זמן. בגישה הזו אין יותר מצב שמטופל מגיע בלי שיש את המסמך הנכון ואין צורך לחפש מסמכים במיילים או במגירות, הכל נמצא במסך אחד. כל היסטוריית הטיפולים, ההמלצות, הטפסים, צילומי הבדיקות ואפילו עדכוני התורים.

ניהול דיגיטלי גם מפחית טעויות, כשהמסמכים נמצאים במרחק לחיצה והממשק ברור, הסיכוי לערבוב בין מטופלים או להעתקה לא נכונה יורד בצורה משמעותית. רופאים מדווחים שהתחושה שמגיעה עם מעבר לניהול דיגיטלי היא כמו מעבר מדירה ישנה לבניין חדש. הכל מואר, הכל נגיש, הכל ברור. יש פחות עומס מוחי ופחות עצירות שמשבשות את רצף העבודה.

אבל תיקים דיגיטליים הם רק חלק מהסיפור כאשר השלב הבא הוא אוטומציה. כאן הרבה רופאים מגלים כמה זמן הלך להם לאיבוד במשך שנים בלי שהם שמו לב בכלל! מה תפקיד האוטומציה בניהול עסקי לרופאים. מדובר בתהליך שמחליף פעולות חוזרות ומונוטוניות בפעולות שנעשות לבד. במקום לשלוח ידנית תזכורת לכל מטופל, המערכת עושה זאת לבד, במקום להפיק מסמך ולערוך אותו מחדש בכל פעם הטופס נשלח באופן אוטומטי ברגע שנוצר צורך, במקום לסמן על דף מי הגיע מי לא ומי צריך תקציר לתיק המטופלים, הכל נשמר ונרשם לבד. זה לא רק חיסכון בזמן אלא גם ביטחון שהדברים יבוצעו ללא פספוסים.

רופאים רבים מדווחים שהאוטומציה מפחיתה משמעותית עומסים על הצוות ובמקום לענות לטלפון עשרים פעם ביום כדי להזיז תורים, יש קישור פשוט שמטופלים יכולים להשתמש דרכו לביצוע הפעולות. זמן העבודה נשמר למקרים שהם באמת דורשים מגע אנושי. זה יוצר מרפאה שמרגישה יותר רגועה, פחות צפופה בפניות ומעניקה חוויה סדורה מאשר מרפאה שמתפקדת עם עומס מתמשך.

נושא נוסף שמעניין רופאים הוא האם Easybizy תומכת בשילוב עם מערכות רפואיות אחרות. התשובה היא שכן, והמטרה של השילוב היא לאפשר לרופא לקבל סביבת עבודה שעובדת יחד ולא כמערכות נפרדות שכל אחת מושכת לכיוון אחר. חיבור למערכות רפואיות מאפשר לפשט תהליכים כמו תיעוד טיפולים, גישה למסמכים רפואיים, הפקת אישורים שמתחברים ישירות לתיק הרפואי ועוד. ככל שהמרפאה עובדת עם יותר מערכות, כך החשיבות של חיבור חלק ביניהן הופכת קריטית. המטרה היא לצמצם את מספר הפלטפורמות שרופא צריך לעבור ביניהן כדי לבצע משימה אחת. החיבור הזה גם מפחית טעויות כמו הזנת נתונים כפולה או טפסים שנשמרים בצורה לא מסודרת.

Easybizy מאפשרת למרפאות לקבל ממשק אחד שמדבר עם המערכות המקצועיות ובכך מקלה על הצוות ומפשטת את כל התהליכים שמתרחשים מאחורי הקלעים. זה יוצר תחושת רצף ויציבות שמבטלת את הצורך לחשוב בין לבין מה קורה איפה.

אחד הנושאים הפחות מדוברים אבל הכי משפיעים בניהול מרפאה הוא כסף. אז איך מפחיתים הוצאות במרפאה עם תוכנה? ברוב המרפאות יש הוצאות קטנות שנראות לא משמעותיות אך כשהן מצטברות לאורך זמן הן הופכות לנתח גדול מהתקציב. הדפסות, שעות עבודה על תזכורות, זמן מנהלתי שלא נגבה עליו תשלום, שירותים חיצוניים שיכולים להתבצע בתוך המערכת, שימוש במספר מערכות שונות שלכל מערכת תשלום נפרד ועוד. תוכנה טובה מצליחה לחסוך בהדרגה את כל המרכיבים האלו. כשכל התזכורות אוטומטיות אין צורך במענה ידני, כשמסמכים מנוהלים דיגיטלית אין הדפסות מיותרות, כשאפשר לשלוח חשבוניות ואישורים ישירות מתוך המערכת אין צורך בתוכנות צד שגובות תשלום נוסף. ובעיקר, כשהמערכת מסדרת תהליכים, המרפאה עובדת בצורה מהירה יותר ויכולה לקבל יותר מטופלים באותו פרק זמן.

רופאים שמנהלים מרפאות בינוניות או גדולות מספרים שהחיסכון הכלכלי הגיע לא רק מצמצום ניירת אלא גם מהפחתת טעויות. כל טעות קטנה כמו תור שנקבע פעמיים או מסמך שנשלח למטופל הלא נכון עולה בזמן ובכסף. כשהמערכת שומרת סדר מדויק, כל השיבושים האלו כמעט נעלמים מהיומיום. זה מייצר יציבות עסקית ושקט נפשי שמאפשר לרופא להתמקד במטופל ולא בכיבוי שריפות.

ניהול עסקי לרופאים דורש איזון בין טיפול איכותי לבין תפעול מקצועי. מרפאה שלא מתנהלת בצורה מסודרת מתקשה לצמוח ומרפאה שמתקשה בניירת שוקעת מהר יותר מאשר מרפאה שמסוגלת להסתמך על מערכת דיגיטלית אמינה. Easybizy נכנסת בדיוק בנקודה הזו, היא לא רק מפחיתה עומס אלא משנה את התפיסה של איך מרפאה יכולה לעבוד. מה שפעם היה צורך להתמודד איתו יום אחרי יום הפך לתהליך שעובר לרקע באופן חלק ואוטומטי.

רופאים שהטמיעו את Easybizy מספרים שהמרפאה מרגישה אחרת. יש יותר זמן לראות מטופלים, יש פחות הפסקות מיותרות, יש תיקי מטופלים שמרגישים מסודרים והצוות משקיע את זמנו במשימות עם ערך אמיתי במקום בריצות אחר המסמכים וקביעות תורים. השינוי הוא לא רק טכני אלא בעיקר אנושי והתחושה של סדר ושליטה מחליפה את התחושה של עומס מתמיד.

שימוש במערכת איזיביזי למרפאה מוכיחה ששינוי קטן בתשתית הניהולית יכול להפוך למנוע צמיחה אדיר. ברגע שהתהליכים חוזרים להיות חלקים, כמות העבודה "השחורה" יורדת, והרופא מקבל בחזרה זמן. ניירת שהייתה פעם חלק בלתי נפרד מהיום הופכת למשהו שמתנהל לבד וכאשר מרפאה עובדת היטב מאחורי הקלעים, המטופלים מרגישים זאת מיד.