כשמנהלים מרפאה קליניקה או כל עסק שמבוסס על קביעת פגישות סביר להניח שהרבה מהזמן שלכם מושקע בניסיון לשלוט בבלאגן. הטלפון לא מפסיק לצלצל, המזכירה מנסה לתאם מחדש תור שהוזז ברגע האחרון וברקע הלקוחות מתחילים לאבד סבלנות.

הסצנה הזו של כאוס בחדר ההמתנה ובמשרד היא תוצאה ישירה של עבודה עם כלים מיושנים. בעידן שבו אפשר להזמין אוכל, מונית וחופשה בלחיצת כפתור הגיע הזמן שגם ניהול תורים בקליניקה שלכם יהיה חלק אוטומטי ויעיל!

אנחנו רוצים להציג בפניכם את המהפכה: מערכת ניהול תורים חכמה. זהו לא רק עוד יומן אלקטרוני אלא כלי עסקי אמיתי שנועד להחזיר לכם את השליטה בלוח הזמנים להפחית את כאב הראש בניהול צוות ובעיקר לשפר באופן דרמטי את חווית הלקוח והרווחיות שלכם.

בכתבה זו נסביר מהן היתרונות של מערכת תורים ממוחשבת נסביר איך היא מטפלת במרפאות עמוסות וכיצד היא יכולה להפוך את ניהול הזמן שלכם למשימה פשוטה ואפילו נעימה.

הסיפור של המרפאה העמוסה: המערכת הישנה והכשלים שלה

אם המרפאה שלכם מצליחה ואתם עמוסים, זה מצוין לעסק אבל יכול להיות סיוט תפעולי. בואו נבחן לרגע את המודל הישן: ישנן שיחות טלפון בלתי פוסקות בהן המזכירה משקיעה את רוב זמנה במענה במקום להתמקד בעבודת משרד חשובה או בקבלת פנים נעימה. ישנן גם טעויות אנוש נפוצות כמו העברת תור לא נכונה שיבוץ כפול של מטופל באותה שעה או רישום תחת רופא לא נכון וכל אלו יוצרים פגיעה בשירות ובמוניטין. עניין נוסף הוא בזבוז זמן על תיאום מתיש במיוחד כשיש לכם מספר רופאים או מטפלים וצריך לחבר בין זמינות הרופא זמינות החדרים וזמינות המטופל. ולבסוף תופעת ההברזות שמטופל שקבע תור שכח להגיע והשעה היקרה הזו התבזבזה. ביטולים ואי-הגעה עולים לעסק אלפי שקלים מדי חודש.

אם אתם מכירים את הסיפור הזה זה הזמן לעבור לפתרון שמבין את האתגרים הללו מערכת לניהול תורים.

היתרונות הגדולים של מערכת לניהול תורים

מעבר ליומן ממוחשב הוא מעבר ממענה טלפוני אקטיבי לניהול תורים פסיבי ואוטומטי. הנה עיקרי היתרונות.

תיאום אוטומטי וזמינות 24/7

זהו כנראה השינוי הדרמטי ביותר. מערכת ניהול תורים מאפשרת לכם להציג את היומן הפנוי של המרפאה או הקליניקה באתר בדף הפייסבוק או באמצעות קישור ישיר שנשלח ללקוח.

משמעות הדבר הלקוח יכול להיכנס ולשריין תור בעצמו בכל שעה גם ב-2:00 בלילה מבלי להרים טלפון. המערכת דואגת לכל התיאום האוטומטי היא יודעת אילו חלונות זמן פנויים כמה זמן נמשך כל טיפול והאם יש צורך במילוי טפסים מקדימים. זה מוריד את העומס על המזכירות באופן דרסטי.

הפחתת ביטולים והברזות

כפי שציינו שעות עבודה מבוזבזות הן כסף שנזרק לפח. מערכת תורים ממוחשבת היא הדרך היעילה ביותר לצמצם תופעה זו.

המערכת שולחת תזכורות אוטומטיות ללקוחות (סמס או וואטסאפ) יום או יומיים לפני התור. המטופל יכול לאשר את ההגעה שלו או לבטל את התור בלחיצה אחת. אם הוא מבטל המערכת משחררת את התור אוטומטית ומאפשרת למטופל אחר לתפוס אותו. זהו מנגנון הגנה חיוני שמבטיח שכל חלון זמן ביומן יהיה מנוצל ואתם לא תפסידו כסף או זמן.

ניהול משמרות חכם ואינטגרציה

במרפאות מרובות צוותים או חדרים ניהול משמרות הוא עניין מורכב. המערכת הממוחשבת יודעת לנהל יומנים מרובים עבור כל רופא מטפל חדר או ציוד. היא מטפלת בהקצאת משאבים כלומר המערכת תדע לא לקבוע תור לרופא אם חדר הטיפולים שהוא צריך תפוס באופן אוטומטי. ישנה גם גמישות עובדים אם רופא מחליף משמרת או יוצא לחופשה חוסמים את היומן שלו בלחיצת כפתור אחת וכל המערכת מתעדכנת מיד. הלקוחות רואים רק את הזמנים הפנויים באמת.

איסוף מידע וטפסים מראש

כמה פעמים הלקוח מגיע 10 דקות לפני התור וצריך למלא טופס ארוך? זה יוצר עיכובים והופך את חווית הכניסה ללא נעימה.

מערכת ניהול תורים חכמה מאפשרת לשלוח טופס קבלה שאלון רפואי או פרטי ביטוח באופן דיגיטלי לפני התור. הלקוח ממלא בבית בנוחות ואתם מקבלים את המידע ישירות לתיק הלקוח. כך כשהלקוח מגיע הוא מיד נכנס לטיפול וזמן השהייה במרפאה מתקצר.

מערכת תורים ממוחשבת: הפיכת תורים לכסף

מעבר לנוחות והפחתת הבלאגן חשוב לזכור שהמטרה הסופית היא רווחיות. מערכת לניהול תורים משפרת את השורה התחתונה בכמה דרכים. ראשית היא עושה ייעול כוח אדם בו המזכירה מפנה זמן רב ממענה לטלפון ומתפנה לעסוק במשימות שמייצרות ערך כמו שיווק, גבייה או שירות לקוחות פרונטלי. שנית היא מסייעת במילוי "חורים" אם תור מתבטל המערכת יכולה לשלוח הודעה מיידית למטופלים ברשימת המתנה ולמלא את החלון הריק בתוך דקות. שלישית ישנו ניהול תשלומים יעיל בו מערכות רבות מאפשרות לגבות מקדמה או תשלום מלא כבר בשלב קביעת התור. זה מבטיח את ההגעה של המטופל ומקצר את תהליך הגבייה בסוף הפגישה.

איך בוחרים את מערכת ניהול התורים הנכונה למרפאה?

השוק מוצף בהצעות ואתם רוצים לבחור במערכת שתהיה קלת שימוש אך מתוחכמת מספיק כדי להתמודד עם העומס שלכם. ישנם שלושה קריטריונים מרכזיים לבחירה. יש לבחון את האינטגרציה המלאה (All-in-One) כלומר אל תבחרו רק ביומן אלא במערכת לניהול תורים שהיא חלק מחבילה שלמה. האם היא מתממשקת לניהול כספים? האם היא יודעת להוציא קבלה אוטומטית לאחר התור? האם היא מנהלת את תיק הלקוח? מערכת אחת שעושה הכל חוסכת זמן וכסף רב. קריטריון נוסף הוא התאמה אישית האם המערכת מאפשרת לכם להגדיר זמני טיפול שונים ןחוקים מיוחדים. בקליניקה מקצועית ההתאמה האישית היא המפתח. ולבסוף חשוב לבדוק גיבוי ותמיכה, ודאו שהמערכת מאובטחת ומגובה בענן באופן קבוע ושיש לכם תמיכה טכנית בעברית זמינה ומהירה שתסייע לכם בשלבי ההטמעה וגם לאחר מכן.

מחשש לניהול חכם: המעבר לדיגיטל

רבים חוששים שהמעבר למערכת תורים ממוחשבת ידרוש השקעה רבה בלימוד והטמעה במיוחד כשמדובר בצוות שלם. האמת היא שדווקא הפתרונות המודרניים בנויים כדי להיות קלים ואינטואיטיביים. המטרה היא להוריד את הנטל לא להוסיף עליו.

ברגע שהצוות שלכם מגלה את היתרונות את השקט מהטלפונים הבלתי פוסקים את המבט הבהיר על לוח הזמנים ואת החיסכון בזמן הוא יבין שהמערכת החדשה היא משתלמת יעילה ומהווה שיפור משמעותי באיכות העבודה.

אם המרפאה שלכם נמצאת בצמיחה והעומס מכביד מערכת ניהול תורים היא לא מותרות היא הכרח. היא משדרגת את המקצועיות משפרת את חווית הלקוח והופכת את העומס להכנסה מסודרת ומנוהלת. זה הזמן לאפשר למערכת החכמה לעשות את העבודה הקשה ולפנות את זמנכם לעיסוק במה שאתם באמת טובים בו מתן טיפול מצוין.

שאלות ותשובות נפוצות בנושא מערכות לניהול תורים

האם מערכת תורים ממוחשבת מתאימה גם לעסק קטן של אדם אחד? בהחלט. גם אם אתם עסק קטן מערכת ניהול תורים חוסכת לכם את הצורך לענות לטלפון באמצע טיפול שולחת תזכורות אוטומטיות ומאפשרת ללקוחות לקבוע תורים לבד גם כשאתם לא עובדים. היתרון הגדול הוא שאתם יכולים להתמקד בטיפול עצמו ולהשאיר את הניהול למערכת.

מה ההבדל בין מערכת לניהול תורים לבין יומן גוגל רגיל? יומן גוגל הוא לוח שנה. מערכת לניהול תורים היא מערכת שלמה. היא כוללת תיאום אוטומטי ניהול חוקי קביעה תזכורות אוטומטיות ללקוחות חיבור לתיקי לקוח ניהול משמרות מורכב ויכולת גבייה של תשלומים מראש. זהו כלי עסקי לא רק לוח שנה.

איך המערכת עוזרת בניהול משמרות של צוות גדול? המערכת יודעת להתמודד עם ניהול משמרות מורכב. כל איש צוות מקבל יומן נפרד וניתן להגדיר מי יכול לראות את יומנים של מי. המערכת חוסמת אוטומטית קביעת תורים ביומן של מטפל שאינו נמצא או בחופש והיא יודעת להקצות תורים לפי סוג הטיפול והזמינות של הרופא הרלוונטי ועוד

כמה זה מפחית הפחתת ביטולים והברזות? על פי נתונים סטטיסטיים שימוש בתזכורות אוטומטיות שמגיעות מהמערכת מפחית את אחוז אי-ההגעה בשיעור של 20% עד 50%. היכולת לאשר או לבטל תור דרך ההודעה מקלה על הלקוח ומקטינה את הסבירות שישכח.

האם אפשר למנוע מלקוחות מסוימים לקבוע תורים באופן עצמאי? כן. מערכת תורים ממוחשבת מתקדמת מאפשרת לכם לשלוט מי יכול לקבוע תור. ניתן לאפשר רק ללקוחות קיימים כך שחדשים לא יוכלו לקבוע תור עצמאית או לדרוש מהם תשלום מקדמה כתנאי לזימון התור. זה מעניק לכם שליטה מלאה ביומן ובקהל הלקוחות.