איך עושים מעבר חלק ב-24 שעות ושוברים מיתוסים בדרך? 

בעלי ובעלות קליניקות מגיעים בשלב מסוים להבנה שהמערכת שבה השתמשו עד היום כבר לא תומכת בקצב העבודה. היומן מרגיש צפוף ולא ברור, מסמכים מפוזרים בין אפליקציות ומערכות, תזכורות ללקוחות מתפספסות, ושיטות הניהול הישנות כבר לא מתאימות לעסק שגדל. במקום תחושת שליטה מגיע עומס, ולפעמים אפילו עומס רגשי שגורם לדחות את המעבר למערכת חדשה לרגע האחרון.

יחד עם הרצון להשתדרג, מגיע גם חשש טבעי, מה יקרה למידע הקיים? האם התהליך יארך ימים? האם יהיה צורך לעצור פעילות? האם זה יעלה כסף? כל השאלות האלה הופכות את המעבר למשהו שנראה גדול יותר ממה שהוא באמת. בפועל, ברגע שמבינים מה באמת מתרחש מאחורי הקלעים, מבינים שמדובר בתהליך פשוט בהרבה, קצר בהרבה, ומותאם במיוחד לקליניקות שרוצות לעבוד בצורה חכמה ומסודרת.

Easybizy נבנתה מתוך ההבנה שאנשים שעוסקים בטיפול, יופי, אסתטיקה או ליווי אישי צריכים מערכת שמדברת בגובה העיניים. מערכת שיודעת לקחת את הקיים ולהפוך אותו למשהו ברור, מבלי שהעסק יצטרך לעצור. זו מערכת שמכירה את המיתוסים שעוצרים הרבה בעלי מקצוע מהמעבר, ולכן נבנתה כדי לנפץ אותם. אחד אחרי השני.

הנה מה שקורה באמת כאשר עוברים ממערכת ניהול ישנה ל Easybizy בתוך פחות מ 24 שעות.

מיתוס ראשון: המעבר למערכת חדשה הוא תהליך כבד ומסובך

זה אולי החשש הכי גדול! משפטים כמו העברת מידע, הטמעה, ייבוא נתונים או תהליך מעבר נשמעים כמשהו שמצריך הרבה ידע טכני. בפועל, מערכת ניהול טובה לא אמורה להעמיס אלא אמורה להקל. איזיביזי נבנתה כך שגם מי שלא מתחבר לטכנולוגיה מרגיש בנוח תוך דקות.

הרבה שואלים איך משדרגים ממערכת ניהול ישנה לאיזיביזי וזה לגמרי תהליך פשוט וברור. מתחילים באיסוף החומר הקיים, זה יכול להיות יומן ותיקים, קבצי ExceI, רשימות ב WhatsApp, הערות מפוזרות ואפילו מסמכים שמונחים בתיקיה ישנה. ברגע שהמידע נאסף, המערכת מקבלת אותו ומארגנת אותו באופן אוטומטי.
אין צורך בהגדרות מסובכות, ידע טכני או לימוד מעמיק. מדובר בתהליך קצר שמאפשר להמשיך לעבוד כרגיל גם בזמן שהמערכת מסדרת את הכל.

מיתוס שני: המעבר למערכת חדשה כרוך בעלויות נוספות

הפחד מהוצאות פתאומיות, שדרוגים בתשלום או שירותים נלווים הוא טבעי. בהרבה מערכות אחרות אכן יש עלויות הסבה, עלויות ייעוץ או תשלום נוסף על תמיכה. אצלנו באיזיביזי המעבר אינו כרוך בתשלום, זה חלק הכלול בתהליך ההצטרפות, אנחנו נעשה עבורכם הכל כולל הדרכה ושירות לקוחות באופן שוטף זמין עבור לקוחותינו, גם אחרי ההצטרפות הראשונית. כל לקוח שמצטרף לאיזיביזי בוחר את החבילה המתאימה עבורו ומכיר את החיובים העתידיים לפי ההתאמה לבית העסק.

מיתוס שלישי: העברת הנתונים תיקח ימים ארוכים

פה מגיע אחד הפחדים הגדולים ביותר. התחושה שכל הנתונים, כל הפרטים וכל היומן יצטרכו לעבור ידנית. יש עסקים שעדיין מחזיקים קבצי ExceI ישנים, או אפילו יומנים כתובים, ורק המחשבה על סידור מחדש מרגישה כמו משימה בלתי אפשרית.

כמה זמן לוקח להעביר נתונים ליומן חדש. פחות בהרבה מהצפוי. העברת המידע מתבצעת בדרך כלל בתוך דקות, לעיתים שעה או שתיים, וברוב המקרים כל המעבר כולו מסתיים בתוך פחות מ 24 שעות. העסק ממשיך לעבוד. תורים לא נעלמים. מסמכים לא הולכים לאיבוד. הכל פשוט עובר למקום חדש ומסודר.

אם מדמיינים את זה כמו מעבר דירה, זו דירה שבה מישהו כבר סידר את הארונות עבורך לפני שנכנסת. החפצים מגיעים, והמקום כבר יודע היכן לשים אותם. זו תחושה נוחה ושקטה שמאפשרת להמשיך לעבוד בלי לעצור את השגרה.

מיתוס רביעי: מי שעובד כבר עם מערכת יתקשה הרבה יותר לעבור למערכת חדשה

הרבה אנשי מקצוע משתמשים בכלים או מערכות שאינם מיועדים לקליניקות או לטיפול בלקוחות. מערכות שונות הקיימות בשוק טובות לניהול משימות, אבל לא בהכרח לניהול יומן, שמירת היסטוריית טיפולים, שליחת תזכורות, התחשבות בזמני טיפול, חדרים פנויים, העדפות למטפלים, שליחת טפסים, רשימות המתנה, ביצוע תשלומים ועוד.
שימוש במערכות שונות יוצר תחושה שהמעבר למערכת ייעודית יהיה מורכב במיוחד. כאילו צריך לסדר לפני שמוסרים את המידע. אבל זה דווקא הפוך, דווקא בגלל שמערכות כאלה אינן בנויות לניהול קליניקה, המעבר למערכת ייעודית הופך קל יותר. איזיביזי יודעת לקבל מידע, גם אם הוא לא מסודר, מפוזר או נמצא בכל מיני מערכות שונות ולהכניס אותו בצורה אופטימלית למערכת כדי שתוכלו להתחיל לעבוד בצורה הכי נוחה ומסודרת שיש עם כל המידע שלכם.

מיתוס חמישי: צריך לעצור עבודה כדי ללמוד להשתמש במערכת חדשה

עבור בעלי מקצוע רבים, עצירה של יום או יומיים היא לא אפשרית. יש טיפולים, לקוחות, תורים ואחריות יומיומית. אין זמן לעבור קורס, הדרכה מלאה או למידה של ממשק חדש. התחושה היא שמעבר למערכת ניהול ידרוש הפסקה כמעט מוחלטת של הפעילות.

בפועל, השימוש במערכת איזיביזי אינטואיטיבי מאוד. המערכת בנויה כך שברגע שנכנסים אליה מבינים את המבנה שלה. היומן ברור. כרטיסי הטיפול מובנים. התזכורות פשוטות לשליחה. רוב המשתמשים מתחילים לעבוד באותו יום שבו עברו למערכת. לאחר הדרכה לא ארוכה, פשוט מתחילים. זו אולי אחת הסיבות העיקריות לכך שהמעבר מרגיש קל. כשלא צריך ללמוד, אפשר ישר לעבוד והחוויה הזו יוצרת ביטחון, כמובן שלכל שאלה שתצוץ, צוות שירות הלקוחות יוכל לעזור.

מיתוס שישי: מערכת חדשה לא באמת משנה את תחושת העומס

יש עסקים שמאמינים שעומס הוא חלק טבעי מהעבודה ושמערכת חדשה לא באמת תצליח לעשות שינוי מהותי בניהול היום יום.
אבל מערכת ניהול קליניקה מודרנית לא נועדה רק לנהל תורים, היא נועדה להוריד עומס, לאפשר ללקוחות לקבל תזכורות בזמן, לשמור מסמכים בצורה מאורגנת, להוציא חשבוניות בלי לרדוף אחרי מספרי לקוחות, לנהל היסטוריית טיפולים בלי לחפש במסמכים ישנים ועוד.
איזיביזי עושה חלק מהעבודה במקומך! ברגע שמערכת מתפקדת כמו עוזר אישי שמטפל בפרטים הקטנים, הראש מתפנה לעבודה המקצועית! וזה הרגע שבו מרגישים שהעומס באמת ירד.

מיתוס שביעי: מעבר למערכת חדשה אומר לשנות את כל מה שעשיתי עד היום

אחרי שנים שבהן העסק פועל בדרך מסוימת, כל שינוי מרגיש כמו פגיעה בשגרה והתחושה היא שמערכת חדשה תדרוש שינוי הרגלים, שינוי פורמט עבודה, שינוי סדר יום. אבל איזיביזי לא מבקשת לשנות את העסק.
היא פשוט מתאימה את עצמה אליו, כך שאם עבדת באופן מסוים, המערכת תסדר את זה בצורה יעילה יותר.
זו אולי הנקודה החשובה ביותר, מערכת טובה משתלבת בעסק ולא משנה את העסק.

כשכל המיתוסים מתקלפים, פתאום המעבר למערכת חדשה נראה הרבה פחות מאיים, יותר מהיר, מסודר ואנושי 🙂
בתי עסק רבים מדווחים שזה היה אחד השדרוגים המשמעותיים ביותר שהם עשו!
משהו ששינה את הדרך שבה הם מנהלים את הלקוחות, את הזמן ואת היום יום.
אם גם אתם רוצים לשדרג את האופן שהו העסק שלכם עובד – דברו איתנו, זה איזי.